Ancor ( ajang coret-coret )

12 August 2009
Politeknik Negeri Malang sudah sejak dua tahun lalu mempunyai sertifikat ISO 9001 : 2000, tidak hanya mengejar sertifikatnya saja, tetapi esensi dari ISO sendiri yang ditujukan untuk kearah perbaikan berkelanjutan dimana harus ditunjang dengan adanya usaha ekstra dan komitmen yang kuat di masing – masing unit kerja. Kantor Jaminan Mutu (KJM) dalam rencana kerja tahun 2008 memasukkan program pengendalian dokumen berbasis IT (Training Qualiteasy) yang direalisasikan pada tahun 2009. Training Qualiteasy sendiri dilakukan mengingat hasil audit internal maupun audit eksternal menunjukkan bahwa sistem dokumentasi masih belum baik serta masih kurang efisien penggunaan dokumen yang ada. Hal ini terlihat dari ketidakseragaman sistem pendokumentasian serta masih banyaknya dokumen di masing – masing unit kerja serta kurang terpenuhinya unsur 5R dalam pengelolaannya. Kondisi tersebut menyebabkan terjadinya ketidaklancaran dalam penelusuran dokumen dan kesulitan dalam pengendalian dokumen.

Ir. Ariani selaku anggota tim KJM mengatakan kondisi saat ini menunjukkan bahwa pengelolaan dan pengendalian dokumen ISO 9001:2000 masih menggunakan sistem manual. Dengan sistem tersebut memberikan beberapa kelemahan antara lain kurang efisiensi ( waktu lama), kurang efektif (melibatkan banyak orang), kurang ekonomis (membutuhkan banyak pemakaian kertas).
“KJM bekerjasama dengan IGI yang telah memiliki software Qualitiesy Program yang merupakan aplikasi pengelolaan dokumen ISO berbasis IT dan hingga saat ini software tersebut masih belum diaplikasikan guna membantu sistem pengelolaan dokumen ISO” kata Ariani. Program ini sendiri bertujuan melakukan verifikasi dan validasi dokumen ISO 9001 : 2000 di seluruh unit kerja, meyempurnakan sistem dokumentasi ISO 9001 : 2000 berbasis IT serta mengoperasikan software aplikasi sistem dokumentasi ISO 9001 : 2000 “Qualitiesy Program”.
Acara Training Qualiteasy dibuka oleh Ketua KJM Ir. Prayitno, MT di ruang Rapim Polinema lantai 2 Gedung Pusat Politeknik Negeri Malang Senin 3 Agustus 2009. Pelatihan diikuti sebanyak 17 admin department, 21 user yang masing – masing terdiri dari seluruh UPT sebanyak 9 orang, jurusan sebanyak 7 orang serta diikuti juga oleh kepala BAAK serta kepala BAUK. Training Qualiteasy berlangsung selama satu minggu yang bertempat di lab Komputer IGI Gedung AF Politeknik Negeri Malang.
Dalam pelatihan tersebut diberikan materi pengenalan tentang pemahaman Qualiteasy alur kerja dan keuntungan di masing – masing unit kerja serta pemahaman tentang dokumen. Dan ada beberapa instruktur yang dipercaya untuk memberikan pelatihan tersebut antara lain Sofyan Kusuma dari SMKN 2 Kendal, St. Maryata dari SMK Mikael Solo, Muchrodji dari VEDCA Solo, V. Bram Armunanto dari ATMI Solo, Cornel dari PIKA Semarang. (Sief)